Vad kostar en anställd?
Full arbetsgivaravgift ligger på drygt 31 procent av bruttolönen. En månadslön på 40 000 kronor kostar alltså företaget omkring 52 500 kronor innan man räknat in semesterlön, pensionsavsättning, försäkringar och utrustning.
Avgiften är nedsatt för vissa grupper, framför allt för äldre anställda där enbart ålderspensionsavgift tas ut. Det förekommer också tidsbegränsade nedsättningar för unga eller för särskilda situationer. Procentsatserna och åldersgränserna justeras i princip varje år – hämta alltid aktuella nivåer från Skatteverket i stället för att återanvända fjolårets.
| Post | Vem bär den? |
|---|---|
| Bruttolön | Företagets kostnad. |
| Avdragen preliminärskatt | Den anställdes – dras ur bruttolönen. |
| Arbetsgivaravgifter | Företagets kostnad, ovanpå lönen. |
| Nettolön | Det som betalas ut till den anställde. |
Arbetsgivardeklaration på individnivå
Arbetsgivardeklarationen lämnas varje månad och redovisar utbetalningar per person, inte bara som en klumpsumma för företaget. Det kallas AGI och innebär att Skatteverket löpande ser vad varje anställd fått utbetalt och hur mycket skatt som dragits.
Den anställde kan följa uppgifterna i sin egen inloggning hos Skatteverket, vilket gör att fel upptäcks snabbare än förr. Det ställer i sin tur krav på att löneköringen är rätt från början – en felaktig uppgift syns numera nästan omedelbart.
Tidsgränser
Deklarationen avser den månad då lönen betalats ut, inte den månad arbetet utförts. Den ska normalt vara inne senast den 12:e i månaden efter utbetalningen, med avvikande datum för ett par månader om året. Betalningen ska finnas på skattekontot samma dag.
Har du registrerat dig som arbetsgivare ska deklaration lämnas varje månad, även när ingen lön betalats ut. En nollrapport krävs alltså – samma princip som för momsdeklarationen.
Utbetalningsmånaden styr. Lön för december som betalas ut den 25 januari hör till januari i deklarationen. Att blanda ihop intjänandemånad och utbetalningsmånad är ett av de vanligaste felen, och det ger följdfel i både skatt och periodisering.
Så bokförs lönen
En löneutbetalning berör flera konton samtidigt. Lönekostnaden och arbetsgivaravgifterna är kostnader i resultaträkningen, medan avdragen skatt och avgifterna ligger som skulder i balansräkningen fram till dess att de betalas.
- Bruttolön bokförs som personalkostnad.
- Avdragen skatt bokförs som skuld, inte som kostnad – det är den anställdes pengar.
- Arbetsgivaravgifterna bokförs som kostnad och som skuld.
- Nettolönen minskar bankkontot.
Se kontoplanen för vilka konton som används, och debet och kredit för hur posten byggs upp.
Semesterlöneskuld
Intjänad men inte uttagen semester är en skuld till de anställda. Den ska beräknas och bokas upp vid bokslutet, inklusive de arbetsgivaravgifter som tillkommer när semestern väl betalas ut. Missas den posten ser resultatet bättre ut än det är – och skulden dyker upp som en obehaglig överraskning året därpå.
Och om du inte har anställda?
Driver du enskild firma tar du inte ut lön i egentlig mening, utan beskattas för verksamhetens överskott och betalar egenavgifter i stället för arbetsgivaravgifter. I ett aktiebolag är du som arbetande ägare däremot anställd, och lön till dig hanteras precis som lön till vem som helst.